Dans le cadre administratif, il existe de nombreux postes indispensables. Nous y retrouvons le métier de responsable administratif. Également appelée gestionnaire administratif, cette personne gère et dirige les opérations administratives. Zoom sur ce métier passionnant.
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Qu’est-ce qu’un responsable administratif ?
Le responsable administratif est un poste fondamental dans une entreprise. C’est une fonction à grandes responsabilités. Le responsable s’occupe de la gestion administrative globale. C’est le premier responsable de tout le service administratif. Il administre tous les documents de l’établissement.
Généralement, le poste est rattaché à la finance. Le poste est alors nommé responsable administratif et financier. Dans ce cas, il dirige aussi la trésorerie, fait des opérations de comptabilité et mène la gestion financière.
Le responsable administratif supervise les services administratifs, généraux et opérationnels. Il surveille la progression des services. Encadrer les membres de l’équipe et les cadres fait partie de ses responsabilités. C’est son devoir d’assurer le bon fonctionnement collectif de l’entreprise. Il analyse les faiblesses et trouve des solutions correctives. Il regroupe les données sur un tableau de bord.
Il est membre du comité de direction. Le responsable administratif conseille la direction générale et propose des solutions d’amélioration. Il porte plusieurs casques. Il détient le rôle de manager, de conseiller, de négociateur et de superviseur. De plus, il met en place une stratégie budgétaire pour son service et assure son respect.
Quelles sont les missions d’un responsable administratif ?
Le responsable administratif réalise de nombreuses missions au sein d’une entreprise :
- il pilote la gestion administrative ;
- il gère les opérations administratives ;
- il surveille et assure le stockage des documents importants ;
- il trouve une orientation stratégique nouvelle pour aider la direction ;
- il gère les partenariats et les engagements de l’institution ;
- il fait les suivis des devis, des commandes et des factures : cela se fait grâce à des tableaux de bord ;
- il surveille l’avancement et fait des comptes-rendus ;
- il fait des études et analyses de chaque service pour déterminer les freins ;
- il trouve des solutions d’amélioration des services ;
- il engage des solutions pour améliorer la performance ;
- il surveille de près la trésorerie ;
- il est concerné par les entretiens, les formations et le recrutement ;
- il établit les procès-verbaux en cas de nécessité ;
- il contrôle les assurances et gère les contentieux de son entreprise.
Qualités et compétences nécessaires pour être un bon responsable administratif
Les qualités personnelles
Un bon responsable administratif doit avoir les qualités suivantes :
- un bon sens des responsabilités, une personne qui assume ses tâches ;
- un bon sens relationnel ;
- une forte capacité d’adaptation, pour être à l’aise avec chaque situation ;
- une confiance en soi, c’est important de prendre des décisions rapides ;
- un bon sens de l’organisation, pour éviter le stress et le désordre durant les heures de travail ;
- une autorité, pour pouvoir donner des ordres et diriger ;
- la capacité de travailler sous pression, il faut être tenace pour faire ce genre de métier ;
- la polyvalence, les tâches sont variées, il faut maîtriser plusieurs sujets ;
- rigoureux et efficace : ce sont deux qualités importantes pour gérer l’équilibre de la trésorerie de l’entreprise ;
- être à l’aise avec la négociation, il négocie les contrats dans les banques, avec des actionnaires et collaborateurs.
Les compétences techniques
Les compétences nécessaires pour être responsable administratif sont :
- la maîtrise des outils bureautiques, pour un responsable administratif, utiliser les logiciels importants est obligatoire ;
- la capacité de manager, c’est une disposition essentielle ;
- une bonne maîtrise de l’anglais et un français impeccable ;
- la maîtrise d’autres langues étrangères est un atout ;
- des connaissances solides en finance et en comptabilité analytique ;
- des connaissances sur les droits fiscaux et de la société ;
- la capacité en gestion administrative.
Quels sont les avantages du métier de responsable administratif ?
Être responsable administratif offre de nombreux avantages. Le salaire d’un responsable administratif est très attractif. En plus de cela, l’entreprise lui offre des privilèges, comme un bureau personnel, une place de parking et une bonne couverture sociale. Dans ce métier, il n’y a pas de place pour la routine. Le métier est pluridisciplinaire. Chaque jour, les missions attribuées changent selon les objectifs.
Par ailleurs, vous avez la possibilité de travailler pour l’entreprise de votre choix et le secteur d’activités qui vous convient. Les débouchés sont nombreux du fait des demandes importantes. C’est une bonne alternative pour se construire une belle carrière. Il y a de belles perspectives d’évolution.
Responsable administratif : salaire et évolution de carrière.
Pour un travailleur confirmé ayant des dizaines d’années d’expériences, la rémunération est entre 60 000 et 90 000 euros bruts par an. Un responsable administratif possédant cinq à sept années d’expertise gagne entre 40 000 et 55 000 euros bruts en une année.
C’est un emploi très évolutif. Vous pouvez envisager d’atteindre des postes supérieurs dans la direction, comme celui de secrétaire général. Il est possible de devenir directeur général avec beaucoup de persévérance. Vous avez la possibilité de travailler pour des cabinets d’audit et partager vos expertises.
Quelles études pour devenir responsable administratif ?
Le travail de responsable administratif est accessible après des formations adéquates au sein d’une école supérieure spécialisée. Parmi les meilleures, il y a l’HEIP ou l’École des Hautes Études Internationales et Politiques. Vous avez le choix entre le programme bachelor ou le MSc. Il existe une formation initiale et une formation en alternance, au choix. Cette dernière est idéale pour les personnes en reconversion professionnelle ou les salariés en quête d’un poste supérieur.
Pour les filières, vous avez le choix entre :
- la filière International Strategy & Economic Development en partenariat avec l’ESCE ;
- la filière International Business & Diplomacy en partenariat avec l’ESCE.